La importancia del Teletrabajo en tiempos de Crisis

En estos momentos estamos viviendo un hecho sin precedentes en la vida laboral y es de vital importancia dar tips básicos para que las empresas puedan crear modelos de trabajo y seguimiento efectivos con el fin no solo de monitorear el trabajo de sus empleados sino aún más importante de asegurar la operación normal de la empresa.

Antes de iniciar hay algo que debemos tener claro y es que el éxito de una estrategia de teletrabajo depende de tres variables fundamentales que debe tener una empresa antes de iniciar la implementación del teletrabajo: la cultura, la madurez tecnológica y los modelos de desempeño. Sin esto, será mucho más complejo la implementación con éxito de una buena estrategia en casa.

Hacer teletrabajo, es mucho más que trabajar en casa y es la capacidad de una compañía para usar las tecnologías digitales para organizar los equipos, gestionar las tareas y controlar los resultados de las mismas.

En Colombia hay una página https://teletrabajo.gov.co donde usted puede encontrar información relevante acerca de las recomendaciones de ciberseguridad, respuestas a preguntas frecuentes e incluso una calculadora donde tanto el empresario como el empleado puede verificar varios ahorros por la implementación de esta metodología.

Ahora sí empecemos, las siguientes son los pasos recomendados para que pueda implementar de manera efectiva un excelente forma de teletrabajo con sus colaboradores:

  1. Cree una Política y Acuerdos para el teletrabajo con sus empleados 

    Teletrabajo

El primer paso es hacer acuerdos a nivel directivo, ojalá en un documento con sus empleados donde indique:

  • Los horarios de teletrabajo
  • Las reuniones
  • Las obligaciones tanto de seguridad como de riesgos laborales para el empleado y el trabajador (Esto incluye brindar herramientas como un computador para el desarrollo de sus funciones o el soporte para la configuración requerida para su labor y la política de seguridad de información y contraseñas)

Después, cree un equipo para medir y mejorar  las prácticas de teletrabajo, conforme se avance en la implementación del programa.

Para dar con éxito un paso hacia una implementación adecuada es ideal crear una prueba piloto con el fin de hacer modificaciones que permitan que la implementación total sea la adecuada, sin embargo, dada la contingencia que vivimos lo ideal es que tenga como mínimo estos puntos y lo más importante es que los lleve a su cumplimiento de manera que aseguré la calidad de vida de sus empleados (qué llevado a la práctica se vuelve uno de los mayores desafíos con el teletrabajo, dado que muchos empleados trabajan más horas de las que antes hacían en su puesto normal).

  1. Cree un plan para la ejecución del teletrabajo teniendo en cuenta los objetivos en cada área, los recursos físicos y tecnológicos, riesgos e indicadores de gestión. También incluye una estrategia de comunicación para que los empleados sepan cuáles son los nuevos medios para el dialogo con sus lideres y compañeros de trabajo, en esta estrategia incluye campañas de comunicación interna para informar a todos sobre cada área y
  2. Autoevalúe su capacidad para hacer teletrabajo haciendo lo siguiente:
  • Revise la normatividad vigente. Para Colombia aplica el Decreto 0884 de 2012 y la Ley 1221 de 2008.
  • Haga una lista de los cargos que pueden teletrabajar e identifique los recursos que tiene y los que necesita adquirir, calcule los costos, riesgos y modelos de seguimiento.
  • Haga un presupuesto de los recursos tecnológicos, incluya los que tiene ahora y los que debe adquirir.
  • Escoja una herramienta en la nube para centralizar todos los resultados, documentos y tareas que tiene en curso. Por ejemplo, One Drive de Microsoft y Drive de Gmail. Muchas de las licencias ya adquiridas tienen esto incluido.
  1. Ejecute una prueba piloto, definiendo los cargos que va a hacer teletrabajo y la duración de la prueba. Brinde capacitaciones al equipo de cómo gestionar tiempo tareas y tome indicadores que socializará con el equipo al final. De los resultados obtenidos realicé los cambios necesarios.
  2. Implemente con todo el personal la estrategia definida . Recuerde que esto debe ir acompañado de una política de comunicación, cree guías y actualicé procedimientos para que las tareas que requieran de presencialidad sean reemplazadas por procesos online y controles virtuales de ser posible.

Recuerde que acá toda esta práctica debe ir acompañada con un cambio de chip, donde será imposible validar que su equipo este siempre conectado (por temas de conectividad propios o la gestión del hogar que se está haciendo al tiempo del trabajo). Por lo cuál usted como líder debe centrarse en la confianza plena en el equipo y en el seguimiento periódico de los indicadores de gestión definidos.

Es un momento único para transformar las prácticas de trabajo y hacer posible el teletrabajo como medio sostenible para la organización y nuestro planeto. Pero el trabajo es conjunto con el trabajador y el empleador, confiando, manteniendo comunicación constante y ejecutando las tareas no solo aseguraremos nuestros puestos de trabajo sino la fluidez de la economía que es una de las mayores incertidumbres en este momento.

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